پنج باور غلط که مانع می شوند و به شما اجازه نمی دهند که به صورت موثر و کارآمد، وظایف و مسئولیت هایی را به کارکنان تان محول نمایید.
به عنوان یک مدیر، کار شما این است که نهایت بازدهی را از کارکنان تان و سرمایه گذاری که روی افراد شرکت تان کرده اید، بدست بیاورید. برای انجام این کار، یکی از راهها این است که به طور کارآمد و موثر، وظایفی را به کارکنان خود تفویض نمایید. همچنین تفویض وظایف یکی از راههای اصلی برای ایجاد ارتباط موثر با کارکنان، آموزش و عامل پیشرفت آنها در محل کار است.
%85از بودجه ای که برای اداره هر شرکتی صرف می شود، برای پرداخت حقوق و مزایای کارکنان هزینه می گردد و حالا سوال این است که "آیا شما نهایت بازدهی را از کارکنان تان بدست می آورید؟" راه آن تفویض وظایف است، یعنی راهی است که می توانید با استفاده از آن باعث شکوفایی استعدادها و توانایی های کارکنان تان شوید. با محول کردن وظایف به کارکنان، مشخص می گردد که آیا آنها رشد می کنند و توانایی هایشان را افزایش می دهند و یا در انجام وظایف محول شده، ناتوانند.
چرا تفویض وظایف مهم است؟
مهمترین مسئله این است که محول کردن وظایف به دیگران، چگونه به شما کمک می کند تا بتوانید توانایی های بالقوه خود را به فعل در بیاورید. جالب اینجاست که در دنیای کار، دو گزینه پیش روی خود دارید. وقتی انجام کاری به شما محول می گردد و شما باید پاسخگوی یک مقام بالاتر باشید، می توانید آن کار را خودتان انجام دهید و یا اینکه انجام آنرا به کس دیگری محول کنید یعنی با تفویض وظایف خود به دیگری، از او بخواهید که آن کار را انجام دهد. توانایی شما در اینکه به طور موثر و کارآمد وظایفی را به دیگران محول نمایید، بیشتر از هر عامل دیگری، روند پیشرفت شغلی شما، میزان ارتقای شغلی، میزان حقوق، مقام و منزلت، میزان اعتبار شغلی و موفقیت شما در مدیریت را تعیین می کند.
اغلب اوقات، به دلیل بعضی باورهایی که ممکن است درست باشند یا خیر، مدیران وظایفی را به دیگران محول نمی کنند. این باورها، موانعی ذهنی هستند که مانع کار مدیران می شوند. شما از بعضی از این باورهای نادرست آگاهی دارید و بعضی از این باورهای نادرست نیز در ضمیر ناخودآگاه شما قرار دارند.
هر جا شما مدیری را دیدید که در زمینه محول کردن وظایف به کارکنان خود ضعیف عمل می کند، به احتمال زیاد می بینید که یکی از این پنج باور غلط در این میان دخیل اند:
1) زمان کافی برای محول کردن وظایف وجود ندارد
گاهی اوقات افراد آنقدر مشغول اند و غرق در کاراند که فکر می کنند وقت کافی ندارند تا بنشینند و درباره چگونگی انجام آن کار به فرد دیگری، توضیح بدهند. آنها فقط می خواهند به کارشان ادامه بدهند و یا اینکه ممکن است انجام آن کار را به کسی محول کنند اما وقت کافی را صرف نمی کنند تا آن فرد با انجام کار آشنا شود و یاد بگیرد که چه باید بکند. این مدیران فقط می گویند: "این کار را انجام بده و تا فلان موقع کار باید انجام شده باشد." این مدیران تصور می کنند تفویض وظایف یعنی همین.
در حقیقت، این محول کردن وظایف به دیگران نیست بلکه رفع مسئولیت است. به خاطر داشته باشید که همیشه زمان کافی را برای آموزش و پیشرفت کارکنان تان صرف کنید. یک ضرب المثل قدیمی هست که می گوید: "برای اینکه کاری را درست انجام بدهید هرگز وقت کافی وجود ندارد اما برای اینکه آن کار را دوباره انجام بدهید، همیشه وقت کافی وجود دارد." در شرکت ها و یا واحدهای کاری که به طور ضعیف اداره می شوند اینطور به نظر می رسد که زمان کافی برای انجام دوباره یک کار و اصلاح اشتباهات و سوء تفاهم ها وجود دارد. برای اینکه بتوانید به طور کارآمد و موثر با کارکنان تان ارتباط برقرار کنید و وظایف لازم را به آنها محول نمایید، وقت کافی را صرف کنید تا آن کار در همان بار اول و به طور درست و صحیح انجام شود. بنابراین این باور نادرست را از ذهن خود پاک کنید. به خاطر داشته باشید که وقت صرف کردن برای اینکه بتوانید وظایفی را به طور درست به دیگران محول نمایید، سودمند ترین و ثمربخش ترین کار ممکن است که باعث می شود از وقت تان نهایت بهره را ببرید.
2) کارکنان به اندازه کافی قابلیت و توانایی ندارند تا اینکه وظیفه ای به آنها محول شود.
ما اغلب اینطور فکر می کنیم که کارکنان توانایی و قابلیت کافی را ندارند. اغلب اوقات، مدیران توانایی های کارکنان شان را دست کم می گیرند اما تنها راهی که شما می توانید به کار ببرید تا بسنجید که توانایی و قابلیت کارکنان تان چقدر است این است که در مقایسه با کارهایی که تا به حال انجام داده اند، وظایف بیشتری را به آنها محول نمایید و مجال و فرصتی به آنها بدهید تا در صورت اشتباه کردن از اشتباهات شان درس بگیرند.
کارکنان تان شما را حیرت زده خواهند کرد. عجیب این است که به احتمال زیاد کارکنان قابلیت هایی دارند که شما هرگز آنها را کشف نکرده اید و اگر شما یاد بگیرید که از توانایی های آنها استفاده کنید، نه تنها کارکنان شما احساس رضایت مندی بیشتری خواهند کرد بلکه کار بیشتری نیز در شرکت تان انجام می شود و این به شغل شما و کسب و کار تان کمک می کند.
3) برای اینکه کاری درست انجام شود باید خودم آن کار را انجام دهم
باور غلط دیگری که وجود دارد این است که اگر می خواهید کاری درست انجام شود باید خودتان آن کار را انجام دهید. نتیجه منطقی چنین طرز فکری این است که شکست تان در مدیریت حتمی خواهد بود. در امر مدیریت، این باور غلط مانع شما می شود و به جای مدیریت کردن، شما مدام در حال انجام دادن کار، خواهید بود. مهمترین دلیل ناتوانی و شکست مدیریت و همراهان او، عدم توانایی آنها در تغییر رویه دادن از انجام کار به مدیریت کار می باشد. به طور طبیعی، همه ما تمایل داریم که به منطقه آرامش و راحتی خود برگردیم و به جای محول کردن وظایف به دیگران، می خواهیم که خودمان آن کار را انجام دهیم. به عنوان یک مدیر، کار شما این است که انجام کارها را مدیریت کنید. برای آموزش دیدن و پیشرفت شغلی کارکنان تان، این مسئله بسیار حائز اهمیت است که وظایفی را به آنها محول کنید. با تفویض وظایف به کارکنان تان، آنها کارهای های جدید یاد می گیرند و به خاطر این مسئله قدردان شما خواهند بود.
4) اگر انجام کارهایی را به کارکنان محول کنم، دیگران اینطور فکر می کنند که من کارم را انجام نمی دهم.
باور نادرست دیگر این است که اگر شما انجام کاری را به فرد دیگری محول کنید، مردم فکر خواهند کرد که شما بالای سر کار خود نیستید و از پیشرفت کار اطلاعی ندارید. اما دقیقا برعکس این مسئله، درست است.
اغلب مدیران بسیار مشتاق و خواهان این هستند که بر روند کارها تسلط و نظارت داشته باشند. آنها دوست دارند که دیگران فکر کنند که آنها بر روند کارها نظارت دارند و می دانند که هر لحظه چه اتفاقی دارد می افتد. امروزه ممکن نیست که بدانید هر لحظه و در هر جا چه اتفاقی می افتد. اما همیشه این امکان وجود دارد که با محول کردن کارها به دیگران و با دسترسی به این افراد، از چگونگی پیشرفت کارها مطلع شوید.
5) اگر در انجام کاری مهارت دارم، پس باید فقط خودم آنرا انجام دهم.
آخرین باور نادرستی که وجود دارد این است که چون شما به طور خاص در انجام کاری مهارت دارید، باید آن کار را خودتان انجام دهید. با توجه به این باور غلط، اصل نسبتا ساده ای وجود دارد که که می گوید: هر کاری را که در آن تبحر دارید و به راحتی می توانید انجامش دهید، به فرد دیگری محول نمایید و به کار دیگری بپردازید.
شما به عنوان یک مدیر نباید به کارهای ساده و معمول بپردازید.
دوباره باید بگوییم که ما به طور طبیعی تمایل داریم که به کارهایی بپردازیم که از انجام آنها لذت می بریم و همچنین تمایل داریم انجام آن کارها را برای خودمان نگه داریم. کارهای ساده را به دیگران محول نمایید و به کارهایی بپردازید که پیچیدگی بیشتری دارند و شما را بیشتر به خودشان درگیر می کنند.
اقدام کنید
راه اصلی مدیریت در کسب و کارهای موفق این است که بتوانید به طور موثر و کارآمد وظایفی را به دیگران محول نمایید. این پنج باور غلط را از ذهن تان پاک کنید، در امر آموزش و ارتقای توانایی های کارکنان تان، موفق تر خواهید بود.
اگر این مطلب مورد پسند شما است چرا آن را به اشتراک نمی گذارید؟
