جلسات کاری، سومین عامل اصلی اتلاف وقت در دنیای کار هستند. %50 زمان کاری صرف این جلسات می شود، چه جلسات گروهی باشند و چه دو نفره. در ارزیابی سودمندی هر یک از این دو نوع جلسات، مشخص می شود که حداقل %50 از این زمان بدون هیچ نتیجه ای اتلاف می شود. این بدین معناست که %25 زمان کاری در یکی از این دو نوع جلسات به هدر می رود.

با وجود این، جلسات کاری چیز بی فایده ای نیستند. در کسب کار، این جلسات برای تبادل اطلاعات، حل مشکلات و بررسی چگونگی پیشرفت کاری، ضروری به نظر می رسند اما باید مدیریت شوند و طوری مورد استفاده قرار بگیرند که سودمند و نتیجه بخش باشند.

با استفاد از هفت روش زیر می توانید کارایی این جلسات را بالا ببرید و نتایج حاصل از برگزاری آنها را بهبود ببخشید.

1.آیا چنین جلساتی ضروری هستند؟

در بازنگری مشخص می شود که بسیاری از این جلسات غیر ضروری هستند. به جز برگزاری جلسه، راههای دیگری نیز وجود دارد که شما چه جلسه ای برگزار کنید و چه نکنید، بتوانید به یک نتیجه واحد دست پیدا کنید. می توانید بدون داشتن جلسه، با انتشار یک یادداشت در شرکت به نتیجه مورد نظرتان برسید. می توانید کنفرانس تلفنی داشته باشید و یا می توانید با هر یک از افراد به طور جداگانه صحبت کنید حتی می توانید بحث در مورد مسئله ای را به جلسه و یا به زمان دیگری موکول نمایید.

اگر جلسه ای ضروری نیست، در صورت امکان از برگزاری آن اجتناب کنید. اگر جلسه ای ضروری است آن وقت از خودتان بپرسید " آیا حضور من در جلسه ضروری است؟ " اگر حضورتان در جلسه ضروری نیست در آن شرکت نکنید. اگر حضور فرد دیگری در جلسه ضروری نیست، اطمینان حاصل نمایید که آن فرد می داند که مجبور نیست در جلسه شرکت داشته باشد.

2. یک دستور جلسه بنویسید

اگر به این نتیجه رسیدید که برگزاری جلسه ضروری است، برای آن هدف مشخصی داشته باشید و دستور جلسه ای برای آن بنویسید. ابزار فوق العاده ای که برای مدیریت زمان در دستان شما قرار دارد این است که در یک پاراگراف هدف از تشکیل آن جلسه را بنویسید. با این جمله شروع کنید: " ما این جلسه را برای رسیدن به این هدف خاص برگزار می کنیم" سپس اهداف جلسه را بنویسید. این یک روش بسیار خوب برای نظم بخشیدن به کارهایتان می باشد.

دستور کار و یا فهرستی از تمام موضوعاتی که باید در جلسه به آنها پرداخته شود، تهیه نمایید. در کنار هر موضوع نام فردی را که باید در مورد آن موضوع خاص صحبت کند، یادداشت کنید. حداقل 24ساعت قبل از تشکیل جلسه، دستور کاری را که تهیه کرده اید بین کارکنان توزیع نمایید تا اینکه هر فردی مطلع باشد که از او چه انتظاری می رود. شما می خواهید که همه مطلع باشند که هدف از تشکیل جلسه چیست و چه موضوعاتی مورد بحث و گفتگو قرار خواهند گرفت. این روش در جلسات دونفره با رئیس شرکت، در جلسات با کارکنان زیردست، با مشتریان، با تامین کننده گان و هرکس دیگری می تواند مورد استفاده قرار بگیرد.

3. جلسه را درست در زمان تعیین شده آغاز و تمام کنید

برای آغاز و پایان جلسه زمان مشخصی را تعیین نمایید. اگر قرار است که جلسه از ساعت 8 تا 9 برگزار شود آن را درست سر ساعت 8 آغاز کرده و سر ساعت 9 به اتمام برسانید. بدترین نوع جلسات، آنهایی هستند که سر ساعت مشخصی آغاز می شوند اما زمان پایان مشخصی ندارند.

قانون دیگری وجود داردکه می گوید: منتظر کسی که تاخیر دارد، نمانید. فرض کنید آن کسی که تاخیر دارد، اصلا به جلسه نخواهد آمد و سر ساعت مقرر جلسه را آغاز کنید. غیر منصفانه است که افرادی را که به موقع در جلسه حضور یافته اند با منتظر نگه داشتن برای رسیدن کسی که تاخیر دارد و اصلا مشخص نیست که به جلسه برسد یا خیر، جریمه کنید. بسیاری از شرکت ها چنین رویه ای را دارند که جلسه سر ساعت مقرر شروع می شود و در سالن از داخل قفل می گردد بدین ترتیب کسانی که دیر به جلسه می رسند اجازه ورود به جلسه را پیدا نمی کنند. با این روش شما مطمئن می شوید که آنها دفعه بعد دیر به جلسه نخواهند رسید.

4. نخست به موضوعات مهم بپردازید

وقتی برای جلسه تان، دستور کار می نویسید، قانون 20/80 را به کار ببرید. دستور جلسه را طوری برنامه ریزی کنید که موضوعات اصلی که %20 از دستور کار شما را تشکیل می دهند، اول مورد بحث و بررسی قرار بگیرند. بدین ترتیب اگر وقت جلسه به اتمام برسد شما موضوعاتی را که %80 از اهمیت جلسه تان به آنها بستگی دارد، قبل از اتمام وقت مورد بحث وبررسی قرار داده اید.

5. خلاصه ای از نتیجه هر بحث تهیه نمایید

وقتی هر موضوعی را که در دستور کارتان مشخص نموده اید، مورد بحث و بررسی قرار دادید، از نتیجه بحث خلاصه ای تهیه کنید و سپس بحث و گفتگو را تمام کنید. قبل از این که به موضوع بعدی بپردازید، در مورد موضوع قبل به یک توافق نهایی برسید. قبل از ادامه کار، بازگو کنید که در هر موضوع چه تصمیمی گرفته شده و چه توافقی حاصل گردیده است.

6. به هر کس مسئولیت خاصی را محول کنید  

اگر تصمیماتی اتخاذ شده، برای انجام هر یک از آنها به هر فرد مسئولیتی را محول نمایید و برای انجام آن کار مهلت تعیین کنید. به خاطر داشته باشید که بدون تعیین مسئولیت برای هر فرد و تعیین مهلت برای انجام آن کار، بحث و بررسی و رسیدن به توافق، صرفا یک گفتگوی عادی خواهد بود و هیچ نتیجه ای دربر نخواهد داشت.

7. نتیجه بحث و بررسی هایتان را صورت جلسه کرده و بین کارکنان پخش کنید

راهی که می توانید ثمربخشی جلسات تان را به بیشترین حد خود برسانید این است که صورت جلسه ای از موضوعات بحث شده، تهیه نمایید سپس ظرف 24 ساعت آن را بین کارکنان پخش کنید. فردی که یادداشت های دقیقی از جلسه تهیه می کند یک هفته و یا یک ماه بعد می تواند تا حد زیادی سوء تفاهم های احتمالی را برطرف کند. دستور جلسه ای که از قبل تهیه شده و صورت جلسه ای که ظرف مدت کوتاهی بعد از تشکیل جلسه انتشار پیدا می کند، به شما این اطمینان را می دهد که همه کارکنان از مسئولیت های محول شده به خودشان و موعد مقرر آنها مطلع هستند.

منبع: سایت محمد بدلی